Captura facturas desde correo, carpetas compartidas, portales o escáner.
Cómo automatizar el procesamiento de facturas con IA
Del PDF al ERP: captura, extracción de datos, validaciones y revisión humana para procesar facturas con control.
01 · agentesIA.es
Automatizar facturas no consiste solamente en leer un PDF. El proceso útil empieza cuando llega el documento y termina cuando los datos validados quedan registrados, las excepciones tienen responsable y cada decisión puede rastrearse.
Extrae proveedor, número, fechas, bases, impuestos, totales y líneas.
Contrasta cálculos, duplicados, pedidos, albaranes y datos maestros.
Registra solo lo validado y envía las dudas a la persona adecuada.
02 · Proceso
El circuito completo: de la entrada al registro
Cada paso devuelve un resultado comprobable. Si una validación falla, la factura no avanza silenciosamente.
Recibir
Detecta el documento en un buzón, carpeta, portal o escáner y conserva el archivo original.
Clasificar
Distingue factura, abono, duplicado aparente u otro documento antes de extraer datos.
Extraer
Lee cabecera, importes, impuestos, vencimiento y, cuando hace falta, las líneas de detalle.
Validar
Aplica cálculos y reglas; contrasta proveedor, pedido, albarán y datos bancarios autorizados.
Decidir
Da paso a lo fiable y crea una excepción explicada cuando falta información o aparece una incoherencia.
Registrar
Prepara o crea el asiento en el sistema autorizado y guarda origen, comprobaciones y resultado.
03 · Data
Qué se puede extraer y qué se debe comprobar
Leer un campo y confiar en él son dos operaciones distintas.
01NEXASUMINISTROS, S.L. · B-12345678
FacturaConceptoUnidadesPrecioImporte
Componentes industriales10010,00 €1.000,00 €
Cuenta de pago06ES00 ···· 9012Vence 04.10.2026
- Base
- 1.000,00 €
- IVA 21 %
- 210,00 €
- 04Total
- 1.210,00 €
Ejemplo visual. Los datos y la empresa son ficticios.
Identidad
Extraer
Razón social, NIF, dirección, número de factura y referencia del proveedor.
Comprobar
Comprobar proveedor existente, formato del identificador y unicidad del número.
Importes
Extraer
Base imponible, descuentos, tipos de IVA, cuotas, retenciones, moneda y total.
Comprobar
Recalcular subtotales e impuestos y exigir que el total cuadre dentro de una tolerancia definida.
Operación
Extraer
Fecha de emisión, vencimiento, pedido, albarán, centro de coste, IBAN y líneas.
Comprobar
Cruzar con compras y recepciones; no aceptar cambios bancarios sin un procedimiento independiente.
04 · Control
Las excepciones forman parte del diseño
El objetivo no es forzar el 100 % de automatización, sino resolver automáticamente lo seguro y presentar bien lo dudoso.
Documento ilegible
Pide una copia mejor o crea una tarea con la página y el campo afectados.
Posible duplicado
Detiene el alta y muestra las coincidencias por proveedor, número, fecha e importe.
Importes que no cuadran
Conserva los valores leídos, muestra la diferencia y evita corregirlos por intuición.
Proveedor o cuenta nuevos
Solicita validación con el procedimiento interno antes de crear o modificar datos maestros.
05 · Demo
Ejemplo ilustrativo: una factura de proveedor
Este recorrido explica el comportamiento esperado; no representa resultados medidos de una implantación de CADT.
Control de recepciónF-438 · OC-1842
Revisión humana!
La recepción es parcial. La factura no se registra hasta que Compras confirme la diferencia.
Registro bloqueadoAsignar a Compras →
Trazabilidad del caso
- 01
Entrada
Llega por correo una factura PDF de 1.210 € asociada al pedido OC-1842.
- 02
Lectura
El sistema extrae proveedor, factura F-438, base de 1.000 €, IVA de 210 € y vencimiento.
- 03
Contraste
Localiza el pedido, verifica que el proveedor existe y recalcula base más IVA.
- 04
Excepción
El albarán registra una recepción parcial. La factura queda pendiente y se asigna a Compras con el motivo.
- 05
Cierre
Cuando Compras confirma la recepción, se prepara el registro contable y queda enlazado al PDF y a las comprobaciones.
06 · Fit
Cuándo suele compensar
La viabilidad depende más del proceso y de sus excepciones que de una cifra universal de facturas.
- Hay volumen recurrente y alguien copia los mismos campos cada semana.
- Las facturas llegan por canales identificables y pueden conservarse en formato digital.
- Las reglas de aceptación, rechazo y aprobación se pueden explicar.
- El ERP o programa contable ofrece API, importación estructurada o una vía de integración estable.
Qué medir en una prueba
Minutos de trabajo por factura antes y después, incluida la revisión.
Campos correctos, facturas registradas sin corrección y errores detectados antes del alta.
Porcentaje derivado, causa y tiempo hasta la resolución.
Implantación, operación, mantenimiento y coste por factura procesada.
07 · FAQ
Preguntas frecuentes
¿Hace falta un agente de IA?
No siempre. Si todas las facturas tienen una plantilla fija y las reglas no cambian, una automatización convencional puede ser suficiente. La IA aporta valor con formatos variados, texto no estructurado y excepciones que requieren interpretación.
¿Puede contabilizar sin revisión humana?
Puede automatizarse el alta de los casos que superan reglas y controles acordados. Los importes sensibles, proveedores nuevos, cambios bancarios y discrepancias deberían mantener aprobación o revisión según el riesgo.
¿Qué ocurre con los PDF mal escaneados?
Se mide la calidad de lectura y se define un umbral. Un documento o campo incierto debe quedar pendiente con el motivo visible, no completarse con un valor supuesto.
¿Se integra con cualquier ERP?
Depende de las opciones del sistema: API, importación de ficheros, conectores o navegación controlada. La integración y los permisos deben comprobarse antes de fijar alcance y presupuesto.
¿Cómo se prepara una prueba?
Con una muestra representativa que incluya proveedores frecuentes, formatos distintos, abonos, duplicados, errores deliberados y casos que deban escalarse.
02 · Procés
El circuit complet: de l’entrada al registre
Cada pas retorna un resultat comprovable. Si una validació falla, la factura no avança silenciosament.
Rebre
Detecta el document en una bústia, carpeta, portal o escàner i conserva l’arxiu original.
Classificar
Distingeix factura, abonament, possible duplicat o un altre document abans d’extreure dades.
Extreure
Llegeix capçalera, imports, impostos, venciment i, quan cal, les línies de detall.
Validar
Aplica càlculs i regles; contrasta proveïdor, comanda, albarà i dades bancàries autoritzades.
Decidir
Dona pas al que és fiable i crea una excepció explicada quan falta informació o hi ha una incoherència.
Registrar
Prepara o crea l’assentament al sistema autoritzat i desa l’origen, les comprovacions i el resultat.
03 · Data
Què es pot extreure i què s’ha de comprovar
Llegir un camp i confiar-hi són dues operacions diferents.
01NEXASUMINISTROS, S.L. · B-12345678
FacturaConcepteUnitatsPreuImport
Components industrials10010,00 €1.000,00 €
Compte de pagament06ES00 ···· 9012Venç 04.10.2026
- Base
- 1.000,00 €
- IVA 21 %
- 210,00 €
- 04Total
- 1.210,00 €
Exemple visual. Les dades i l’empresa són fictícies.
Identitat
Extreure
Raó social, NIF, adreça, número de factura i referència del proveïdor.
Comprovar
Comprovar el proveïdor existent, el format de l’identificador i la unicitat del número.
Imports
Extreure
Base imposable, descomptes, tipus d’IVA, quotes, retencions, moneda i total.
Comprovar
Recalcular subtotals i impostos i exigir que el total quadri dins d’una tolerància definida.
Operació
Extreure
Data d’emissió, venciment, comanda, albarà, centre de cost, IBAN i línies.
Comprovar
Creuar amb compres i recepcions; no acceptar canvis bancaris sense un procediment independent.
04 · Control
Les excepcions formen part del disseny
L’objectiu no és forçar el 100 % d’automatització, sinó resoldre automàticament allò segur i presentar bé allò dubtós.
Document il·legible
Demana una còpia millor o crea una tasca amb la pàgina i el camp afectats.
Possible duplicat
Atura l’alta i mostra les coincidències per proveïdor, número, data i import.
Imports que no quadren
Conserva els valors llegits, mostra la diferència i evita corregir-los per intuïció.
Proveïdor o compte nous
Demana validació amb el procediment intern abans de crear o modificar dades mestres.
05 · Demo
Exemple il·lustratiu: una factura de proveïdor
Aquest recorregut explica el comportament esperat; no representa resultats mesurats d’una implantació de CADT.
Control de recepcióF-438 · OC-1842
Revisió humana!
La recepció és parcial. La factura no es registra fins que Compres confirmi la diferència.
Registre bloquejatAssignar a Compres →
Traçabilitat del cas
- 01
Entrada
Arriba per correu una factura PDF de 1.210 € associada a la comanda OC-1842.
- 02
Lectura
El sistema extreu proveïdor, factura F-438, base de 1.000 €, IVA de 210 € i venciment.
- 03
Contrast
Localitza la comanda, verifica que el proveïdor existeix i recalcula base més IVA.
- 04
Excepció
L’albarà registra una recepció parcial. La factura queda pendent i s’assigna a Compres amb el motiu.
- 05
Tancament
Quan Compres confirma la recepció, es prepara el registre comptable i queda enllaçat al PDF i a les comprovacions.
06 · Fit
Quan acostuma a compensar
La viabilitat depèn més del procés i de les seves excepcions que d’una xifra universal de factures.
- Hi ha volum recurrent i algú copia els mateixos camps cada setmana.
- Les factures arriben per canals identificables i es poden conservar en format digital.
- Les regles d’acceptació, rebuig i aprovació es poden explicar.
- L’ERP o programa comptable ofereix API, importació estructurada o una via d’integració estable.
Què cal mesurar en una prova
Minuts de feina per factura abans i després, inclosa la revisió.
Camps correctes, factures registrades sense correcció i errors detectats abans de l’alta.
Percentatge derivat, causa i temps fins a la resolució.
Implantació, operació, manteniment i cost per factura processada.
07 · FAQ
Preguntes freqüents
Cal un agent d’IA?
No sempre. Si totes les factures tenen una plantilla fixa i les regles no canvien, una automatització convencional pot ser suficient. La IA aporta valor amb formats variats, text no estructurat i excepcions que requereixen interpretació.
Pot comptabilitzar sense revisió humana?
Es pot automatitzar l’alta dels casos que superen les regles i controls acordats. Els imports sensibles, proveïdors nous, canvis bancaris i discrepàncies haurien de mantenir aprovació o revisió segons el risc.
Què passa amb els PDF mal escanejats?
Es mesura la qualitat de lectura i es defineix un llindar. Un document o camp incert ha de quedar pendent amb el motiu visible, no completar-se amb un valor suposat.
S’integra amb qualsevol ERP?
Depèn de les opcions del sistema: API, importació de fitxers, connectors o navegació controlada. La integració i els permisos s’han de comprovar abans de fixar abast i pressupost.
Com es prepara una prova?
Amb una mostra representativa que inclogui proveïdors freqüents, formats diferents, abonaments, duplicats, errors deliberats i casos que s’hagin d’escalar.
02 · Process
The complete flow: from arrival to posting
Every step returns a verifiable result. If a check fails, the invoice does not move forward silently.
Receive
Detects the document in a mailbox, folder, portal or scanner and retains the original file.
Classify
Distinguishes invoices, credit notes, possible duplicates and other documents before extracting data.
Extract
Reads headers, amounts, taxes, due date and, where needed, line-item detail.
Validate
Applies calculations and rules; checks supplier, purchase order, delivery note and authorised bank data.
Decide
Passes reliable cases and creates an explained exception when information is missing or inconsistent.
Post
Prepares or creates the entry in the authorised system and stores its source, checks and outcome.
03 · Data
What can be extracted and what must be checked
Reading a field and trusting it are separate operations.
01NEXASUMINISTROS, S.L. · B-12345678
InvoiceDescriptionUnitsPriceAmount
Industrial components10010,00 €1.000,00 €
Payment account06ES00 ···· 9012Due 04.10.2026
- Net
- 1.000,00 €
- VAT 21%
- 210,00 €
- 04Total
- 1.210,00 €
Visual example. The data and company are fictitious.
Identity
Extract
Legal name, tax ID, address, invoice number and supplier reference.
Check
Check an existing supplier, identifier format and invoice-number uniqueness.
Amounts
Extract
Net amount, discounts, VAT rates, tax amounts, withholding, currency and total.
Check
Recalculate subtotals and taxes and require the total to balance within a defined tolerance.
Operation
Extract
Issue date, due date, purchase order, delivery note, cost centre, IBAN and lines.
Check
Match purchases and receipts; never accept bank-detail changes without an independent procedure.
04 · Control
Exceptions are part of the design
The goal is not to force 100% automation, but to resolve safe cases automatically and present uncertain cases clearly.
Unreadable document
Requests a better copy or creates a task identifying the affected page and field.
Possible duplicate
Stops posting and shows matches by supplier, number, date and amount.
Amounts do not balance
Retains the extracted values, displays the difference and avoids guessing a correction.
New supplier or account
Requests validation under the internal procedure before creating or changing master data.
05 · Demo
Illustrative example: a supplier invoice
This walkthrough explains expected behaviour; it does not represent measured results from a CADT deployment.
Receipt controlF-438 · OC-1842
Human review!
The receipt is partial. The invoice is not posted until Purchasing confirms the difference.
Posting blockedAssign to Purchasing →
Case trace
- 01
Arrival
A €1,210 PDF invoice linked to purchase order PO-1842 arrives by email.
- 02
Reading
The system extracts supplier, invoice F-438, €1,000 net, €210 VAT and the due date.
- 03
Matching
It finds the order, verifies the supplier and recalculates net plus VAT.
- 04
Exception
The delivery note shows a partial receipt. The invoice is held and assigned to Purchasing with the reason.
- 05
Closure
Once Purchasing confirms receipt, the accounting entry is prepared and linked to the PDF and checks.
06 · Fit
When it is likely to pay off
Feasibility depends more on the process and its exceptions than on a universal invoice-volume threshold.
- There is recurring volume and someone copies the same fields every week.
- Invoices arrive through identifiable channels and can be retained digitally.
- Acceptance, rejection and approval rules can be explained.
- The ERP or accounting system provides an API, structured import or another stable integration route.
What to measure in a trial
Minutes of work per invoice before and after, including review.
Correct fields, invoices posted without correction and errors caught before posting.
Percentage routed, cause and time to resolution.
Deployment, operation, maintenance and cost per processed invoice.
07 · FAQ
Frequently asked questions
Do you need an AI agent?
Not always. If every invoice follows a fixed template and the rules do not change, conventional automation may be enough. AI helps with varied layouts, unstructured text and exceptions that require interpretation.
Can it post without human review?
Cases that pass agreed rules and controls may be posted automatically. Sensitive amounts, new suppliers, bank-detail changes and discrepancies should retain approval or review according to risk.
What happens with poor scans?
Reading quality is measured against a threshold. An uncertain document or field should be held with a visible reason, never completed with an assumed value.
Can it integrate with any ERP?
It depends on the system's API, file import, connectors or controlled navigation. Integration and permissions must be checked before scope and budget are fixed.
How should a trial be prepared?
Use a representative sample including frequent suppliers, different layouts, credit notes, duplicates, deliberate errors and cases that must be escalated.
IA
En resumen
La automatización funciona cuando reduce entrada manual sin trasladar errores al sistema contable.
02 · agentesIA.es
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